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读书|新知|生活禅

在 Heptabase 中构建第二大脑

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一、第二大脑方法论#

全球知名的生产力专家 Tiago Forte 在他的著作 Building a Second Brain 中介绍了他开发的一种管理和组织知识与信息的方法,也就是我们熟知的第二大脑。

第二大脑是一种保存并系统地提醒我们通过亲身经历获得想法,灵感,见解和联系的方法。这种方法使用现代技术和网络工具扩展我们的记忆和智慧,不仅是为了保存这些想法,而且是为了把想法变成现实。

So that you can covert knowledge into action.

我们管理信息的能力决定了我们的职业成功和生活质量。但由于我们消费和生产信息的速度,信息过载和信息疲劳正在使我们的智慧和生产力下降。构建第二个大脑是解决信息过载、信息疲劳以及我们在当下管理生活所面临的所有其他问题的有效方法。

1.1 为什么要建立第二大脑#

在当今世界,要想有效地管理信息,需要管理许多不同类型的信息,包括了 email、短信、社交软件中的信息和内容、网页、书籍、播客、视频、备忘录…… 以及许多其他信息。所有这些类型的信息、内容都有一定的价值,但试图记住所有这些内容是压力巨大且不切实际的。

因此,我们需要构建来整合这些不同来源的内容,随时记录,归纳总结经验,汲取教训,保持洞察力。

另一方面,在我们的职业生涯里,有很大一部分时间都在创作,无论是 word 文档还是 PPT 幻灯片,或者图表、照片、视频、草图、思维导图…… 然而,如果没有一个统一的、可以方便我们随时调用的地方存放这些内容,我们在创作的过程中收获的宝贵知识(包括了经验、思想、案例等等)将仍然是孤立的,它们可能会散布在几十个不同的地方,既无法形成体系,也无法增值,还会阻碍我们复用这些宝贵知识。

我们的大脑很多时候是不可靠的,比如我们都遇到过的提笔忘字。我们的大脑也不应该被太多杂乱的内容占据,它本应是为我们提供想象力、创造力的大本营。

将更多的内容从我们的大脑写入第二大脑,使其不再成为大脑高效运转的负担,我们也可以让大脑去轻松应对更高阶的任务,比如发掘思想、思索宇宙的实相等。而第二大脑此时也可以成为我们大脑的延伸,不仅让我们时刻拥有记忆力,还能在我们进行创造性挑战时更得心应手。

1.2 第二大脑的功能#

我们所构建的第二大脑有五个主要功能。

  • 外部大脑:第二大脑可以充当我们的外部大脑,用来存储想法、灵感、观点和知识。这样,我们就可以把自己的想法从大脑中释放出来,使你更加专注于当前的任务。
  • 记忆增强:通过使用第二大脑,可以将信息组织成易于理解和记忆的形式,帮助我们更好地理解和回忆所学的知识。
  • 知识管理:第二大脑可以帮助我们管理知识资产,包括书籍、文章、笔记、项目、任务等。我们可以轻松地检索和访问这些知识资产,而不必花费大量时间和精力。
  • 创造性思维:通过组织和连接我们的知识资产,第二大脑可以帮助我们更好地运用想象力和创造力,从而产生新的思想和灵感。
  • 跨平台协作:第二大脑可以作为一个跨平台协作工具,使我们可以与团队、朋友、同事共享知识,并进行合作。

二、层次结构和网状结构#

Tiago Forte 在 A Complete Guide to Tagging for Personal Knowledge Management 一文中对比了知识管理中的两种结构:层级结构和网状结构。

层级结构

A hierarchy is a system of nested groups. A standard organizational chart is a hierarchy, with employees grouped into business units and departments reporting to a centralized authority. Other kinds of hierarchies include government bureaucracies, biological taxonomies, and a system of menus in a software program. Hierarchies are inherently “top-down,” in that they are designed to enable centralized control from a single, privileged position.

层级结构是一个嵌套组的系统。一个标准的组织结构图就是一个层级结构,员工被归入业务单位和部门,向一个中央机构报告。其他类型的层级结构包括政府官僚机构、生物分类学和软件程序中的菜单系统。层级结构本质上是「自上而下」的,因为它们的设计是为了从单一的、有特权的位置实现集中控制。

网状结构

A network, by contrast, has no “correct” orientation, and thus no bottom and no top. Each individual, or “node,” in a network functions autonomously, negotiating its own relationships and coalescing into groups. Examples of networks include a flock of birds, the World Wide Web, and the social ties in a neighborhood. Networks are inherently “bottom-up,” in that the structure emerges organically from small interactions without direction from a central authority.

相比之下,网状结构没有「正确」的方向,因此没有底部和顶部。网状结构中的每个个体或节点,都在自主运作,协商自己的关系并凝聚成群体。网状结构的例子包括一群鸟、互联网和邻居的社会关系。网状结构本质上是「自下而上」的,因为它的结构是由小规模的互动有机地产生的,没有中央当局的指导。

在我们熟知的以第二大脑为卖点的知识管理软件中,Evernote 、OneNote 就是层级结构的代表,我们创建了众多笔记本(标签),需要花费大量的精力来组织和维护,时不时还需要思考到底应该将写下的内容放进那个笔记本中,打上什么样的标签。会降低我们的生产力和洞察力,带来额外的压力和不必要的麻烦。

而以 Heptabase、Tana 为代表的知识管理软件,所采取的是网状结构。我们所写下的内容被分割成一张张卡片或节点,每一张卡片、每一个节点都有标题或关键词,也可以打上标签。如此这些节点之间互有关联,形成了一个非线性的神经网络,如同我们的大脑一样。这种组织方式不仅减少了管理的摩擦,而且还能够在上下文中自由游走,查找相关信息变得更加高效。同时,网状结构也能够更好地反映出知识之间的关联,帮助我们更深入地理解知识的本质和内涵,提高我们的学习和思考效率。

三、构建第二大脑的基础结构#

有两种方法可以配合 PARA 帮助我们构建第二大脑的基础结构,分别是 Forte 总结的 CODE 和 Heptabase 的创始人 Alan Chan 在 Heptabase Vision 中总结的人类知识工作的生命周期 (Lifestyle of Human Knowledge Work)。

3.1 CODE#

CODE 是四个单词的首字母,分别为 Capture、Organize、Distill 和 Express。

3.1.1 Capture#

捕捉:从互联网和周围的世界中捕捉有价值的信息。

大多数人写笔记时最大的错误之一就是记录了太多的内容。结果,他们没有充分利用他们的笔记。写笔记的时候,少即是多,如果只抓住重要的东西,那么把一个想法归结为它的本质就会容易得多。

在捕捉信息的时候,有三个原则

  • 将它们保存在同一个地方。通过在一个集中的地方保存多样化的信息集合(如文本、图片、音频、视频等),当我们需要创造性的原材料、支持性的研究或灵感时,就有了一个可以寻找的地方。
  • 采取策展人心态捕捉信息。我们在捕捉信息的时候要客观、有主见、善于反思,除非我们对自己消费的东西做出有意识的、战略性的决定,否则我们将永远受制于别人想让我们看到的东西。
  • 捕捉能让我们产生灵感与创意的信息。当今社会,每天都产生着大量的信息,只有那些能让我们产生「共鸣」的信息,才是对我们有所帮助的。

3.1.2 Organize#

组织:将信息分成小块,准备以后使用。

通过代表未来的自己采取行动,组织我们的笔记,以便我们能将它们付诸行动,并将从捕捉的每一个信息中获得更多。我们需要思考如何将一些东西应用到我们的生活、工作和学习中,这将使我们的笔记更有价值。

3.1.3 Distill#

提炼:提取与自己当前目标最相关的知识片段。

如果我们想更有效地传达一个想法、灵感、创意,就要把它浓缩到本质。这适用于与他人交流的情况,也适用于我们的笔记。对于我们捕捉到的每一条信息,在形成笔记的时候,可以分解成以下四个部分:

  • 关键点:我们想记住什么,或者每个来源的共鸣是什么。
  • 行动步骤:根据我们所学到的知识,可以采取的行动是什么。
  • 迫切性:留在我们的脑海里最重要的内容是什么。
  • 无关紧要:撇开不相关的东西,使笔记对我们更有价值。

提炼的过程,也就是进行渐进式总结的过程。

3.1.4 Express#

表达:将自己的知识转化为对他人有影响的创造性产出。

所谓的表达,就是利用我们学到的东西去创造新的东西,是用我们收集、整理和提炼的东西来创造一些东西。

用 Forte 的说法,第二大脑的最终目的是:

Allow your own thinking to shine.

让你自己的思维发光。

3.2 人类知识工作的生命周期#

与 CODE 类似的还有 Alan 总结的人类知识工作的生命周期。

Alan 是这样说的:

Human knowledge work has a lifecycle: exploring → collecting → thinking → creating → sharing. For example, I explore ideas from Google and Are.na and collect valuable ones to Roam Research. I use Miro to make sense of these ideas, Notion to create content based on my thinking, Medium and Facebook to share it for others to explore.

人类的知识工作有一个生命周期:探索→收集→思考→创造→分享。例如,我从谷歌和 Are.na 探索想法,并收集有价值的想法到 Roam Research。我用 Miro 来理解这些想法,用 Notion 来创造基于我思考的内容,用 Medium 和 Facebook 来分享,让其他人来探索。

相比较于 CODE,我更倾向于使用 Alan 总结的这个流程:

  • Exploring,探索:发掘互联网和我们身边的有益信息;
  • Collection,收集:将发掘到的信息收集于一处,并消化、理解信息中的内容;
  • Thinking,思考:思考与整合信息中的内容,将我们的想法、灵感记录下来;
  • Creating,创造:把我们的思考去粗取精,形成属于我们自己的内容,可以是文字、图片、音频、视频等;
  • Sharing,分享:将我们自己的内容分享给大众,再从大众的反馈中修正、补充。

我觉得人类知识工作的生命周期,特别符合我的师公上净下慧老和尚倡导的「生活禅」理念,即「觉悟人生,奉献人生」。

3.3 PARA#

RARA 是一组单词的缩写,也是 Tiago Forte 提出的。P 对应 Project 项目,A 对应 Area 领域,R 对应 Resource 材料,A 对应 Archive 存档。这是一个通用数字信息组织系统,它允许我们标准化组织我们的数字生活的方式,不管使用何种工具来实现。

PARA 背后的理念是使用相同的组织结构,而不管我们使用的工具是什么。使用这个系统,我们可以释放生物大脑去做它最擅长的事情 —— 创新和想象 —— 而第二个大脑则成为思考、产生知识和将想法转化为输出的工具。

3.3.1 定义#

  • Project 项目是与一个目标相联系的一系列有 deadline 的任务。例如:撰写一份商业计划,写一篇博客文章,参加一场会议……
  • Area 领域是一个活动范围,其标准将随着时间的推移而得到维护。例如:健康,财务,旅游,爱好,写作,效率,生产力,知识管理……
  • Resource 材料是一个持续关注的话题或主题。例如:笔记,茶道,冥想,生活禅,习惯养成,项目管理……
  • Archive 存档包括其他三个类别的非活动项目。例如:已经完成或不再活动的项目,不再致力于维护的领域,不再感兴趣的资料。

3.3.2 优点#

PARA 的优点有很多,主要可以总结为以下八个:

  1. 通用的,包括任何来源的任何种类的信息,并且是能跨平台兼容不同时代的信息管理工具;
  2. 灵活的,能够与之前的、现在和将来的任何项目或活动兼容,且拥有面向未来的拓展性;
  3. 简便的,不需要任何耗时的维护、编目、标记或重组,只需要最低限度的维护、编目、标记或重组即可;
  4. 可操作的,与任务管理和项目管理方法无缝整合;
  5. 跨平台,能够与任何现有或尚未开发的应用程序一起使用;
  6. 以结果为导向,以支持交付有价值工作的方式构建信息;
  7. 模块化,允许根据当前任务的需要,允许隐藏或显示不同级别的细节
  8. 机动性强,从好的方面来说,是利用已经完成的工作,而不是需要专门的管理时间。

3.4 第二大脑的组成部分#

一个完整的第二大脑,共有六个组成部分,分别是笔记系统、稍后读系统、灵感系统、存储系统和日历工具、任务管理工具。这六个部分相互配合,互为表里。此处内容详见我的专栏文章《第二大脑的六个组成部分》

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我们可以将笔记系统、灵感系统、存储系统和日历工具、任务管理工具都放入 Heptabase 中。等到 Heptabase 的稍后读功能(如 Web Clipper)完善后,就可以成为一个 All in One 的第二大脑。(现阶段,Heptabase 也可以承担稍后读的任务,即将需要稍后读的内容以 PDF 的方式导入。)

四、捕捉、连接、创造#

4.1 捕捉#

无论是 CODE 还是知识工作的生命周期,第一步都是捕捉信息。

要捕捉什么呢?我们可以问问自己:

  • 在工作和生活中,我们似乎总是遇到的那些反复出现的主题和问题是什么?、
  • 我们已经获得的哪些有见地、高价值、有影响力的内容可能是有价值的?
  • 我门想要哪些知识相互联系、混合和匹配,并周期性地重新出现,以激发未来对这些主题的思考?

大多数时候,我们倾向于随意地获取信息,如漫无目的地浏览网页,一边聊天一边追剧,通勤时听着播客…… 但是当我们消费了这些信息之后就结束了,实际上我们可能什么都没有得到。

既然我们消费了,为什么不把它们之中值得保存的内容存放在一个单一的、集中的地方呢?

通过在一个集中的地方保存多样化的信息集合,这些内容可以自由地混合、匹配,帮助我们在思维中发现意想不到的联系和思维模式。当我们需要原材料以支持我们的研究或灵感时,这也给了我们一个可以寻找的地方。

4.2 连接#

一旦我们开始在一个集中的地方收集有价值的内容,我们自然而然地会开始注意其中的联系和思维模式。

此时我们我们需要将笔记整理得更加系统,使其成为我们能够随时随地取用的第二大脑,就像我们的生物大脑那样。

我们可以遵循三条原则:

  • 运用卡片盒笔记法,将笔记连结成网;
  • 将笔记原子化;
  • 保持笔记常青。

4.3 创造#

我们构建第二大脑的目的只有一个:在现实世界中创造有形的结果。正如毛主席所说「学习的目的在于运用」。

当我们的第二大脑中有大量的储备后,我们的想象力和创造力如同站在了巨人的肩膀上。

具体要创造什么,这取决于我们的技能、兴趣和个性。但我们在创造的过程中,有了一个可以随时供我们支配的第二大脑,创造将不再困难。

但是我们需要明白:

  1. 第二大脑的中的内容并不是被我们束之高阁的,我们要定期回顾其中的内容,保持我们思维的活跃。
  2. 试着分享我们的创造,更有助于修正和完善我们的第二大脑。

五、PARA 与 Heptabase#

通过结合 CODE 和 PARA,或者知识工作的生命周期和 PARA,我们在 Heptabase 中可以用白板或标签取代文件夹,用双向链接取代子文件夹,建立一个以我们的个人知识网络为主体的第二大脑,并且随着知识资产的丰富,其价值也会不断增加。

5.1 项目#

根据 Scott Belsky 的说法,每个项目有三个主要组成部分:

  • 行动步骤是使我们向前迈进的具体的任务。
  • 参考资料是任何与项目有关的我们可能想要参考的内容。
  • 后备项目是指现在无法行动但有一天可能会行动的事情。

我们在 Heptabase 中可以为我们的每一个项目(无论是正在进行的还是后备的)都新建一个白板,然后将我们的行动步骤、参考资料都写成一张张卡片放进相应的白板中,再通过 Section 的功能,将它们进行区分。

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5.2 领域#

在 Heptabase 中可以使用 Tags 功能,为笔记卡片打上标签,用于领域的管理。同时,双向链接也可以为卡片与卡片之间建立联系,帮助我们查阅上下文。

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5.3 材料#

将 Heptabase 与 Readwise 建立连接,我们在阅读时标注进 Readwise 的内容都会实时同步到 Heptabase。并且,我们可以直接从右侧边栏将素材卡片拉进白板中,此时白板中的素材卡片还会显示素材的原文链接。

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另外,Heptabase 的卡片中还可以插入图片、视频、PDF。

5.4 存档#

Heptabase 的 Card Library 中会存储我们所有的卡片。

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六、灵感系统与 Heptabase#

得益于 Heptabase 和 Readwise 的紧密结合,我们可以将 Readwise 中存储的标注直接通过 Heptabase 进行编辑、整理。不单单是将其作为卡片,还可以将其添加进任意的白板中,利用划线、零时笔记(如红框所示,支持 markdown)等方式为我们的创意助力。

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Heptabase 的白板非常的灵活,我们可以将其中的卡片任意布局,来帮助我们发掘灵感。

via Heptabase Use Case

七、日历、任务管理与 Heptabase#

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通过白板,建立月历、周历,我们可以很轻松地将 Heptabase 打造为日历管理工具用于追踪我们的日程安排,并进行任务管理。

当我在卡片(2023 年第八周 To-do List)中写下 checklist 的时候,可以直接标识出日期(如 Feb 24,2023),当我在 2 月 24 日打开 Heptabase 时,就可以在 Journal 中看到当天需要完成的任务。

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八、在 Heptabase 中用发散与聚敛的思维进行创作#

所有创造性的努力都需要发散和聚敛的思维。第二大脑就集合了这两种思维,或者说思考方式。

发散性思维是指探索让我们感到好奇的东西,从外部信息来源中获取知识资产。例如,阅读书籍、听播客、收看在线视频课程都是不同类型的发散性思维。

聚敛性思维是指利用知识资产在我们的想法之间建立联系,并将外部知识与个人洞察力相结合,以产生新的知识。

无论我们是在写博客、写商业计划书,还是在创业,都需要通过发散性思维积累足够多的知识,然后才能利用这些知识开始进行集中思考。

Heptabase 的核心能力就在于它支持聚敛性思维的能力,这也是选择它当作第二大脑的重要原因之一。

首先,双向链接使我们保持足够的洞察力,而不需要立即为笔记采取行动。当我们记录了一条新的笔记时,因为双向链接的存在,我们随时可以通过上下文找到它,并不需要立即将它补充完整。这就给了我们足够的时间去探索与该条笔记相关的内容。

第二,因为所有笔记都在一个地方,所以很容易在它们之间建立联系。在 Heptabase 中,我们的笔记库会有学习笔记、读书笔记、灵感笔记、素材笔记…… 这些笔记的内容有极大的可能围绕着同一个主题,我们只需要在白板中将它们排列组合,就能够轻易的发现其中的关联,并为我们新的灵感与创意提供有力支撑。

第三,创作的过程不是线性的,因为它需要选择和排序的结合。其中选择是发散性的,序列是收敛性的。例如,我们可能为一篇文章写了一段话,或记录了一条笔记以便以后使用,但我们还不知道它到底会出现在哪里。 Heptabase 让我们在创作时遵循非线性的思路(选择),随后将这些思路放入线性结构(排序)。

九、总结#

以上,就是我在学习第二大脑的理念和使用 Heptabase 的过程中的思考与心得。

第二大脑是一个方法论,我们每个人如果想要构建自己的第二大脑,都需要通过实践去检验这个方法论,并在检验的过程中发展出自己的使用方法和工作流。

希望这篇文章能够对您有一些微小的帮助。

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